Notwendige Frachtpapiere für den Transport von Gütern

Einer der wichtigsten - aber auch schwierigsten - Aspekte bei der Verwaltung eines Online-Shops ist der Versand. Sie müssen nicht nur die Kosten und die Logistik für den Versand der Bestellungen ihrer Kunden bedenken, sondern auch dafür sorgen, dass die Bestellungen mit den entsprechenden Unterlagen versandt werden. Ist dies nicht der Fall, kann es zu erheblichen Verzögerungen kommen, und bei Sendungen ins Ausland droht die gefürchtete Nachricht «Das Paket wurde vom Zoll gestoppt».

Stellen Sie sicher, dass Ihre Artikel mit allen erforderlichen Unterlagen versandt werden, da dies die beste Methode ist, um ernsthafte Versandprobleme zu vermeiden.

Die Bedeutung der Versanddokumente

Die Dokumente und Belege einer Sendung begleiten die Artikel während des Transports und der Lieferung. Diese Dokumente weisen nicht nur das Eigentumsverhältnis der Produkte nach, sondern liefern auch Informationen über die Fracht, erleichtern die Zollabfertigung, gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und erleichtern effiziente Logistik- und Lieferverfahren im nationalen und internationalen Handel. Lieferscheine, Rechnungen, Ladelisten, Herkunftsnachweise, Versicherungsbescheinigungen und Zollerklärungen sind einige der gängigen Arten von Frachtpapieren. Diese Unterlagen sind unverzichtbar für die Verfolgung und Kontrolle des Warenflusses sowie für die Klärung von Konflikten und die Gewährleistung der korrekten Abwicklung von Sendungen.

Wenn Sie Produkte ins Ausland versenden, ist es wichtig, dass Ihre Versanddokumente korrekt sind. Schließlich soll die Sendung reibungslos und termingerecht vom Herkunftsort zum Bestimmungsort gelangen. Fehler oder Lücken in den Versandpapieren können Ihre Sendung unnötig verzögern.

Was macht die Versanddokumentation entscheidend?

Der internationale Handel kann aus einer Reihe von Gründen nicht ohne die Verwendung von Versandpapieren stattfinden. Rechtlich gesehen sind sowohl für die Einfuhr als auch für die Ausfuhr Versandpapiere erforderlich. Sie erleichtern die einvernehmliche Lösung von Konflikten und dienen als Eigentumsnachweis. Sie enthalten Angaben, die für die Sendungsverfolgung und die Logistik erforderlich sind. Um eine Finanzierung zu erhalten und eine Zahlung zu leisten, werden bestimmte Dokumente benötigt. Die Zollbeamten verwenden sie für die Besteuerung und Abfertigung. Sie sind notwendig, wenn Sie nach einem Verlust oder Schaden einen Versicherungsanspruch geltend machen wollen.

Die Normen und Vorschriften für den Import und Export von Waren variieren von Land zu Land und bestimmen die erforderlichen Versanddokumente. Daher gibt es grundlegende Versandpapiere, mit denen Sie wahrscheinlich auf den meisten Import- oder Exportrouten konfrontiert sein werden, auch wenn die von Ihnen benötigten spezifischen Unterlagen je nach Route und den zu versendenden Produkten variieren.

Die Dokumentation ist in vier Hauptabschnitte unterteilt:

• Angaben zu den versendeten Waren
• Die rechtsgültige Transportvereinbarung zwischen allen Parteien
• Die für die Ausfuhr erforderlichen Dokumente und Genehmigungen
• Die für die Einfuhr erforderlichen Lizenzen und Erklärungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Versanddokumente einen direkten Einfluss auf die Rechtmäßigkeit, Effektivität und Transparenz internationaler Handels- und Versandaktivitäten haben.

13 Wichtige Unterlagen für den internationalen Versand

Rechnung

Eine Pro-forma-Rechnung, die den tatsächlichen Wert der Produkte angibt, muss versandt werden, wenn die Waren nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind, als Geschenk verschickt werden oder eine andere ähnliche Transaktion durchgeführt wird. Folglich ist es verboten, den Wert der Waren mit Null anzugeben. Die Pro-forma-Rechnung muss daher genauso wie die Handelsrechnung erstellt werden, aber es kann sein, dass für sie keine Zölle und keine Mehrwertsteuer gezahlt werden müssen.

Für folgende Fälle muss anstelle einer Handelsrechnung eine Proforma-Rechnung eingereicht werden:

• Geschenke
• Muster von Produkten
• Werbemittel
• Bescheinigungen
• Austausch der Artikel

Handelsrechnung

Je nachdem, wer die Ware versendet, müssen Sie eine Proforma-Rechnung, eine Handelsrechnung oder zusätzliche Erklärungen (CN22 / CN23) einreichen. Für die Zollabfertigung muss der Absender von Handelsprodukten eine Handelsrechnung zusammen mit den anderen erforderlichen Versanddokumenten erstellen. Zollbeamte können dieses Dokument verwenden, um die auf die Sendung anwendbaren Steuern und Abgaben zu berechnen.

Alle Einzelheiten zu diesem Geschäft, einschließlich: z.B.:

• Die Artikelbeschreibung im Detail (anstatt nur «Hemden» zu schreiben, verwenden Sie «Baumwollhemden Größe M»),
• Art der Ausfuhr (vorübergehend, Wiederausfuhr nach Reparatur, dauerhaft),
• Wert der Artikel (d.h. was ist der Wert des Artikels abzüglich Mehrwertsteuer),
• Gesamtbetrag jedes Artikels,
• Das Gesamtgewicht der Sendung,
• Das Ursprungsland des Artikels (der Herstellungsort),
• Zweck des Exports (Geschenk, Muster, Reparatur oder Werbung),
• HS-Codes (Harmonized System) werden zur Kategorisierung von Produkten verwendet.

Frachtbrief, oft auch als Warenbegleitschein (Waybill) bezeichnet

Mit der Ausstellung eines Frachtbriefs (BL) bestätigt die Versandfirma, dass sie die Fracht an Bord ihres Fahrzeugs in Verwahrung genommen hat, nachdem sie vom Verkäufer übernommen wurde. Zwischen der Spedition und dem Verkäufer ist ein Beförderungsvertrag zustande gekommen.

Das Eigentum an der Sendung kann mit Hilfe eines Frachtbriefs nachgewiesen werden. In den meisten Fällen sind die Bedingungen eines Frachtbriefs Verhandlungssache. Anders ausgedrückt, kann es mit Erlaubnis des Verkäufers verkauft oder an Dritte übertragen werden.

Ein Seefrachtbrief ist ein Beförderungsvertrag, der zwischen der Reederei und dem Verkäufer geschlossen wird. In seiner Funktion ist er dem Frachtbrief recht ähnlich. Trotzdem ist die Reederei durch diesen nicht verhandelbaren Vertrag verpflichtet, die Ware nur an die Person oder das Unternehmen zu liefern, die als Empfänger angegeben wurden.

Es ist nicht möglich, eine Seefrachtgebühr einer anderen Person zuzuweisen.

Die Seewegrechnung und der Frachtbrief sind offizielle juristische Papiere.

Bahn- oder Luftfrachtbrief

Je nachdem, wie Sie reisen möchten, erhalten Sie entweder einen Luftfrachtbrief oder einen Eisenbahnfrachtbrief. Ein anderer Begriff für einen Frachtbrief ist AWB. Im Vergleich zu einem Frachtbrief bietet ein AWB jedoch weniger Sicherheit, da er nicht übertragbar ist. Der AWB dient als Quittung für den Verlader oder Versender. Die Bestimmungsadresse des Pakets sowie die Kontaktdaten des Absenders und des Empfängers sind in diesem Dokument enthalten.

Andererseits ist ein Dokument, das für Eisenbahngüter verwendet wird, der Eisenbahnfrachtbrief. Der Spediteur oder die Eisenbahn kann diese Unterlagen nach Erhalt der Anweisungen des Versenders aufstellen.

Packliste für Exporte

Die Packliste wird von Verladern, Transporteuren und Zollbeamten verwendet, um den Laderaum zu ordnen und die tatsächliche Fracht abzustimmen. Der Inhalt der Ladung und der Verpackung, wie z. B. die Art (z. B. Karton, Box oder Trommel), die Anzahl der Pakete und das Gesamtgewicht, sind in der Packliste aufgeführt. 

Die Packliste, die alle Informationen zur Übersee-Transaktion enthält, ist ein wichtiges Dokument, das mit den Artikeln geliefert wird. Dieses Versanddokument wird in der Regel als Nachweis für die Erstellung des Frachtbriefs und nicht für Zollzwecke verwendet. Es enthält Fakten über Absender und Empfänger, den Inhalt jedes Containers, das Gewicht und die Größe der Container, die Menge, bestimmte Zeichen und Zahlen sowie alle anderen relevanten Zusatzinformationen.

Während der Inspektion oder des Eingangs erleichtert eine Packliste dem Zoll, dem Versandunternehmen und dem Empfänger die Identifizierung jeder einzelnen Sendung.

Authentifizierungsdokument

Das Ursprungsland eines Produkts oder einer Dienstleistung kann unter Bezugnahme auf ein Rechtsdokument, das als «Ursprungszeugnis» bezeichnet wird, bestimmt werden. Es ist zu jeder Zeit unerlässlich. Diese Datei enthält Informationen über den Artikel, das Land, aus dem er exportiert wurde, und das Land, in dem er bestimmt ist. Es ist ein wichtiges Dokument, da es festlegt, ob ein Produkt in den Geltungsbereich des Gesetzes fällt oder nicht und ob es importiert werden kann oder nicht.

In der Regel wird ein Ursprungszeugnis von der Handelskammer des Landes ausgestellt. Es ist eine Erklärung, dass die Produkte im Land unter Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen hergestellt wurden.

Ob ein Käufer Einfuhrsteuern zahlen muss oder nicht, wird häufig durch das Vorhandensein eines Ursprungszeugnisses bestimmt.

Ausfuhrbescheinigung

Dieses Dokument, das auch als Ausfuhrbegleitdokument bezeichnet wird, bestätigt, dass die zu versendenden Waren in ihrem Ursprungsland frei von Beschränkungen sind und rechtmäßig auf dem freien Markt verkauft oder vertrieben werden. Eine Ausfuhrbescheinigung über den freien Verkauf zeigt an, dass die Ware von den zuständigen Aufsichtsbehörden freigegeben worden ist.

Lizenzen für Einfuhr und Ausfuhr

Jedes Unternehmen, das Produkte importieren oder exportieren möchte, muss sich bei der örtlichen Genehmigungsstelle registrieren lassen. In der Regel erhält das Unternehmen von der lizenzerteilenden Stelle eine Genehmigung durch die Ausstellung eines Import-Export-Codes (IEC).

Erst nach Überprüfung, ob das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und für den Import oder Export qualifiziert ist, wird diese Genehmigung erteilt.

Eine offizielle Genehmigung oder Erlaubnis, die eine staatliche Stelle Personen oder Unternehmen für die Ausfuhr oder Einfuhr bestimmter Artikel, Waren oder Produkte erteilt, wird als Export- oder Importlizenz bezeichnet. Diese Genehmigungen erfüllen eine Reihe von wichtigen Funktionen und sind ein wesentlicher Bestandteil des globalen Handels.

Die einzelnen Verfahren zur Erlangung von Ausfuhr-/Einfuhrgenehmigungen können sich von Land zu Land erheblich unterscheiden und hängen unter anderem von der Art der zu transportierenden Waren, dem Bestimmungsort und der Art der Handelsbeziehungen zwischen den beteiligten Ländern ab. Um legale und reibungslose grenzüberschreitende Transaktionen zu gewährleisten, müssen Unternehmen, die am internationalen Handel beteiligt sind, die Genehmigungsanforderungen aller zuständigen Behörden sorgfältig prüfen und einhalten. Wenn die erforderlichen Genehmigungen nicht eingeholt werden, kann der Handel unterbrochen und mit Geldstrafen belegt werden.

Zertifikat für Pflanzengesundheit oder Hygiene

Pflanzen und Pflanzenerzeugnisse sind mit einem Pflanzengesundheitszeugnis garantiert schädlingsfrei. Es besagt auch, dass die Sendung die pflanzengesundheitlichen Anforderungen des Einfuhrlandes erfüllt.

Für die Ausfuhr von essbaren Waren ist ein Pflanzengesundheits- oder Gesundheitszeugnis der zuständigen Behörden des Ausfuhrlandes erforderlich.

Dies ist notwendig, damit solche Produkte im Bestimmungshafen abgefertigt werden können. Es bestätigt, dass die exportierten Produkte sicher und für den menschlichen Verzehr geeignet sind.

Pflanzen oder Pflanzenerzeugnisse werden in der Regel mit einem Pflanzengesundheitszeugnis exportiert.

Versicherungsdokument

Der Versicherungsschutz im Falle eines Unfalls, der zu einer Beschädigung der Ladung führt, wird durch einen Versicherungsschein oder durch eine Police beförderten Güter gewährleistet.

Es enthält Informationen über die Haftung des Beförderers und anderer Dritter, die am Vertrag zur Beförderung der Güter beteiligt sind, sowie die Bedingungen und den Wert des Versicherungsschutzes.

Anweisungsschreiben des Versenders

Sie können Überseesendungen effektiv transportieren, indem Sie den Anweisungen in diesem Dokument folgen. Dieses Dokument, das normalerweise Spediteuren ausgehändigt wird, enthält Informationen wie:

• Name und Kontaktdaten des Exporteurs/Versenders
• Name und Kontaktdaten des Spediteurs
• Informationen über die zu versendenden Waren
• Produktgewicht und -maße
• Art der Verpackung
• Besondere Kriterien für die Verwaltung
• Exportbeschränkungen (falls zutreffend)
• Art der Ladung
• Versicherungsdetails
• Aufzeichnungen, die mit dem Paket versendet wurden
• Besondere Richtlinien für den Spediteur oder Frachtführer

Akkreditiv

Ein Akkreditiv ist ein wesentliches Zahlungsmittel im Geschäftsverkehr mit internationalem Handel. Dieses Dokument ist ein Versprechen der Bank an den Käufer (dem Importeur) im Namen des Verkäufers (dem Exporteur), einen bestimmten Geldbetrag in der vereinbarten Währung bereitzustellen. Darüber hinaus schreibt es vor, dass der Verkäufer alle wesentlichen Unterlagen bis zu einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit aushändigen muss. Darüber hinaus enthält es Angaben wie die technische Beschreibung, die Menge der Artikel, den Dokumentationsbedarf und die Beschreibung.

Die drei wichtigsten Versanddokumente für inländische Sendungen

Wenn es um Fragen des Inlandstransports geht, ist das Vorhandensein einer Reihe wichtiger Versanddokumente erforderlich, um den effektiven und störungsfreien Warenverkehr innerhalb eines Landes zu gewährleisten. Die drei unten aufgeführten Versandpapiere sind für den Inlandsversand unbedingt erforderlich:

Der Frachtbrief

Der Frachtbrief ist ein Dokument, das für jede Art des Inlandsversands erforderlich ist. Es dient nicht nur als Quittung für die zu transportierenden Waren, sondern auch als Vertrag zwischen dem Absender (dem Verkäufer) und dem Spediteur (häufig ein Transportunternehmen). Dieser enthält eine Vielzahl von Details, darunter die Art und Menge der Produkte, die Namen und Adressen des Versenders und des Empfängers, die Orte der Abholung und Zustellung sowie die Bedingungen der Sendung. Darüber hinaus dient es als Eigentumsnachweis, der es dem Empfänger ermöglicht, die Waren anzunehmen, sobald sie ihm geliefert werden.

Packliste

Es ist ein Dokument, das, wie der Name schon sagt, Informationen darüber enthält, wie die Artikel für den Versand verpackt sind. Die Beschreibung der Waren, ihre Einzel- und Sammelverpackung, Maße, Gewichte und Markierungen werden in einer Packliste angezeigt. Obwohl sie dem Aussehen der Rechnung ähnelt, ersetzt sie nicht das Proforma oder die Handelsrechnung.

Während der Inspektion oder des Eingangs erleichtert eine Packliste dem Zoll, dem Versandunternehmen und dem Empfänger die Identifizierung jeder einzelnen Sendung.

Handelsrechnung

Eine Handelsrechnung umfasst detaillierte Informationen zum Verkauf von Waren. So enthält es Informationen über Käufer und Verkäufer, einschließlich Namen, Adressen und Telefonnummern. Eine Aufschlüsselung der verkauften Produkte wird ebenfalls aufgeführt, zusammen mit Informationen zu ihren Beschreibungen, Stückpreisen, Mengen, Gesamtwert, Zahlungsbedingungen und eventuell anfallenden Steuern oder Rabatten.

Die Hauptfunktion einer Handelsrechnung besteht darin, den internationalen Handel zu ermöglichen, indem die Handelsrechnung als legitimes Dokument für Steuern, Zollabfertigung und Zahlungsanforderungen fungiert. Es bietet eine umfassende Darstellung des Geschäftsabschlusses zwischen dem Verkäufer und dem Kunden.

Ein wesentlicher Bestandteil des internationalen Versands sind Handelsrechnungen. Um Zölle und Steuern zu ermitteln, den Wert der Waren zu bestätigen und die Konformität mit den Handelsgesetzen zu gewährleisten, werden sie den Zollbeamten sowohl im Export- als auch im Importland vorgelegt.

Im Inlandstransport tragen diese drei Versanddokumente zu Rechenschaftspflicht, Offenheit und Rechtskonformität bei. Sie erleichtern die korrekte Abrechnung und Zahlung, geben eine klare Aufzeichnung der Sendungsdetails und sind wichtige Bezugspunkte für den Fall, dass es während des Transports zu Streitigkeiten oder Problemen kommt.

Versandpapiere für sperrige oder gefährliche Sendungen

Offenlegung gefährlicher Stoffe

Der Internationale Code für die Beförderung gefährlicher Güter im Seeverkehr (IMDG), eine Abteilung der Internationalen Seeschifffahrtsorganisation (IMO), legt Richtlinien fest, an die sich Verlader beim Versand gefährlicher Güter halten müssen. Das IMDG regelt die Verpackung, Trennung und Lagerung gefährlicher Güter.

Diese Erklärung bescheinigt dem Verkäufer die Einhaltung der geltenden Anforderungen bezüglich Verpackung, Kennzeichnung und Deklaration der Sendung.

Eine Gefahrguterklärung ist ein Dokument, das der Versender oder Hersteller im vorgeschriebenen Format ausstellt und anderen Versandpapieren beifügt. Sie bescheinigt die korrekte Einstufung, Verpackung und Kennzeichnung der beförderten Gefahrgüter gemäß den IMDG-Richtlinien. Es enthält auch Richtlinien für die ordnungsgemäße Handhabung, Lagerung und Aufteilung der Produkte.

Informationen zur Notfallreaktion

In diesem Dokument wird beschrieben, was im Falle eines Notfalls bei der Verbringung gefährlicher Güter zu tun ist. Es sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Die technische Bezeichnung des Materials und eine kurze Beschreibung
• Unmittelbare Gesundheitsrisiken
• Brand- und Explosionsrisiken
• Schnelle Maßnahmen im Falle eines Vorfalls oder Unfalls
• Schnelles Handeln zum Löschen von Bränden
• Verfahren für den Umgang mit Undichtigkeiten und Lecks
• Richtlinien für Erste-Hilfe-Maßnahmen

Abschließend

Versanddokumente sind für den internationalen und nationalen Handel von entscheidender Bedeutung, da sie den reibungslosen Warenverkehr und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleisten. Diese Dokumente erleichtern die Zollabfertigung, die Eigentumsbestätigung und eine effiziente Logistik und verringern das Risiko von Verzögerungen und Streitigkeiten. Versanddokumente wie Handelsrechnungen, Konnossemente und Ursprungszeugnisse sind im internationalen Handel unverzichtbar und sorgen für Transparenz und die Einhaltung von Vorschriften. Für gefährliche oder schwere Ladungen bieten spezielle Dokumente wie die Gefahrguterklärung und die Notfallinformationen wichtige Orientierungshilfen und Sicherheitsmaßnahmen. Um sich in der komplexen Welt der Spedition erfolgreich zurechtzufinden, ist es für Unternehmen, die im globalen Handel tätig sind, von größter Bedeutung, die Bedeutung von Frachtpapieren und deren erforderliche Merkmale zu verstehen.

FAQs:

Was sind Versanddokumente oder Frachtbriefe?

Ein Versanddokument, allgemein bekannt als Frachtbrief (B / L), ist ein juristisches Dokument, das von einem Spediteur oder einer Reederei ausgestellt wird, um den Empfang von Waren für den Versand zu bestätigen. Es dient als Beförderungsvertrag, Warenannahme und Eigentumsurkunde. Der Frachtbrief enthält wesentliche Informationen über die versendeten Waren, ihren Bestimmungsort und die Bedingungen des Transportvertrages. Es spielt eine entscheidende Rolle im internationalen Handel und im Inlandstransport.

Welche Bedeutung haben Versanddokumente?

Versanddokumente sind in Logistik und Transport von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung von Gesetzen, Rechenschaftspflicht, Zollabfertigung, Risikomanagement, Aufzeichnungen, Handelsfinanzierung und die Erleichterung eines reibungslosen Frachtverkehrs.

Was sind die erforderlichen Merkmale für Informationen auf einem Lieferschein?

Versanddokumente sollten genaue Angaben zum Absender und Empfänger, eine klare Beschreibung der Waren, Herkunft, Bestimmungsort, Beförderungsinformationen, Versandbedingungen, Daten, Unterschriften, Dokumentennummer, Referenzen und relevante Klauseln enthalten, um die Korrektheit des Transportprozesses zu gewährleisten.